Telefonkosten in deinem Unternehmen senken!?

Heute morgen lag wieder einmal die monatliche Telefonrechnung in meinem (virtuellen) Briefkasten. Wo kommt das ganze Geld nur hin? Warum sind die Telefonkosten in meinem (eher kleinen) Unternehmen so hoch? Was solls – wieder einmal ging ich meine Telefonkostenreduzierungsliste durch. Was das genau ist und wieviel Geld du damit sparen kannst, erfährst du im Laufe des Beitrags.

Telefonkosten im Unternehmen senken
Telefonkosten im Unternehmen senken

Das Telefon ist der wichtigste Kommunikationweg

Morgens – kaum habe ich den Anrufbeantworter abgeschalten – ruft schon der erste Kunde an. Danach geht das meist so durch bis zum Feierabend. Manchmal ist das stressig und anstrengend, doch für das Unternehmen ist das Telefon immer noch ein unverzichtbares Kommunikationsmittel. Trotz Online-Meetings, WhatsApp und E-Mails, der schnellste und einfachste Draht vom Kunden zum Unternehmen ist immer noch das Telefon.

Telefonkosten im Unternehmen senken einfach gemacht

Daher kontrolliere ich die Verträge und die neuen Möglichkeiten alle Jahre wieder. Besonders bei den Telefontarifen gibt es ständig neue Tarifmodelle von den verschiedenen Anbietern, sollten die bestehenden Verträge regelmäßig überprüft werden. Mit dieser Maßnahme habe ich meine Telefonkosten erheblich gesenkt. Die Kontrolle bezieht sich auch auf das Telefonverhalten, denn klare Regeln können ebenfalls die Kosten senken.

Telefonkosten im Unternehmen senken: Maßnahmen & Ideen

Mit wenigen, gezielten Maßnahmen können im Unternehmen bis zu 30 Prozent der Telefonkosten eingespart werden. Du glaubst das nicht? Ich konnte es anfangs auch kaum glauben. Doch Telefonkosten im Unternehmen senken geht fast von allein, wenn du all deine Möglichkeiten nutzt.

Sehen wir uns die Möglichkeiten im einzelnen einmal an:

Kontrolle der Firmenhandys

In der heutigen Geschäftswelt geht nichts mehr ohne Handys. Mitarbeiter und Führungspersonen müssen erreichbar sein und auch wichtige Telefongespräche von unterwegs erledigen können. Besonders im Außendienst werden Reisezeiten gern genutzt, um Telefonate zu erledigen. Dies ermöglicht effektives Nutzen der Reisezeiten. Dennoch ist es äußerst wichtig diese Kosten unter Kontrolle zu halten, um ein gutes Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen zu schaffen. Abgeschlossene Handysverträge überprüfen gehört damit unbedingt zu den regelmäßigen Arbeiten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Handyverträge für seine Mitarbeiter abzuschließen. Die kostenintensivste Möglichkeit ist meist, jedes Handy einzeln anzumelden.

Interessantere Möglichkeiten wären:

  • Rahmenverträge aushandeln
  • Firmenhandy leasen (inklusive Vertrag)
  • Handyverträge und Festnetzverträge bei verschiedenen Anbietern buchen
  • Handytarife für Selbstständige oder Unternehmen nutzen

Alte Verträge kündigen

Gerade Uralt-Verträge bieten Verbesserungschancen, aber auch ein einfacher Anbieterwechsel kann die Telefonkosten erheblich senken. In den letzten Jahren hat sich viel in der Welt der Telekommunikation getan, auch in der Preisgestaltung. Meist drehte sich die Preisspirale dabei abwärts. Somit kann ein Vertrag, der vor fünf oder gar zehn Jahren super günstig war, heute überteuert sein.

Verträge jährlich prüfen

Selbst Verträge die nur ein oder zwei Jahre alt sind, sollten überprüft werden. Auch hier gibt es meist günstigere Varianten. Wenn auch die Kostenersparnis nicht ganz so hoch ausfällt.

Möglichkeit einer Prepaid-Karte prüfen

Besonders Anbieter von Handyverträgen ändern ständig die Tarifmodelle, was für Vieltelefonierer extrem viele Vorteile haben kann, wenn es um Kostensenkung geht. Selbst der Einsatz von Prepaidkarten kann durchaus finanzielle Vorteile haben. Diese müssen zwar regelmäßig aufgeladen werden, aber durch Bankabbuchungen oder automatische Aufladefunktionen, ist die Handhabung ebenso einfach wie bei Verträgen, die monatlich abgebucht werden können.

Call-by-Call-Nummern einsetzen

Eine weitere Alternative ist es zu prüfen, ob das Call-by-Call nutzen Kostenvorteile bringt. Hierbei bleibt der Hauptanbieter, aber durch die speziellen Vorwahlen kann ein günstigerer Anbieter genutzt werden. Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass der abgeschlossene Telefonvertrag es erlaubt, wenn man Call-by-Call nutzen möchte. Dies kann in den Verträgen auch ausgeschlossen sein.

Voice-over-IP-Telefonate nutzen

Diese Telefonate lassen sich ganz einfach übers Internet tätigen. Durch die meist vorhandene Internetflatrate kosten diese Telefonate somit keinen Cent. Gerade für interne Gespräche – beispielsweise zweier Filialen miteinander – eine gute Alternative zum normalen Telefonanruf.

Diese Möglichkeit ist vielen Mitarbeitern gar nicht bewusst – und auch nicht wieviel Geld mit dieser einfachen Änderung des Verhaltens eingespart werden kann. Deshalb ist eine Regelung der Telefonate wichtig.

Schritt für Schritt die Telefonkosten im Unternehmen senken

Schritt 1: Analyse der einzelnen Telefonanschlüsse

Um zu verhindern, dass die laufenden Telefonkosten im Unternehmen explodieren, sind ständige Überprüfungen notwendig. Durch die Verbindungsnachweise, die mit den Rechnungen erhältlich sind, kann man das Telefonverhalten analysieren. Alle Mitarbeiter inclusive der Geschäftsführung können über diese Maßnahme kontrolliert werden. Ein statistische Darstellung der Telefongespräche hilft zu dem ein Diagramm zu erstellen.

In dieser Darstellung wird deutlich wieviel Gespräche im Durchschnitt geführt werden und wie hoch die Kosten sind und ob es eventuell Sinn macht, wenn man Call-by-Call nutzen würde. Jeder Anschluss und jedes Firmenhandy kann mit den dazugehörigen Kosten dargestellt werden. Wird diese Statistik regelmäßig geführt, lassen sich auch Veränderungen schnell erkennen. Dies ermöglicht ein schnelles und effektives Eingreifen, wenn die Kosten unerwartet steigen. Betroffene Mitarbeiter können sofort angesprochen werden und die Ursachen sind schnell gefunden.

Schritt 2: Telefonkostenabrechnung ordnen

Telefonkosten sind ein großer Posten in jedem Unternehmen. Daher ist es besonders wichtig Ordnung mit den Anschlüssen und Handys zu halten. Einzelne Kostenstellen in der Buchhaltung, besonders in größeren Unternehmen helfen die Übersicht zu behalten. Dennoch können die Telefonkosten nur dann gesenkt werden, wenn man regelmäßig das Telefonverhalten analysieren lässt oder selbst analysiert.

Schritt 3: Klare Regeln aufstellen

Klare Regeln zur Telefonnutzung, die möglichst schriftlich an die Mitarbeiter vergeben werden, unterstützen effektiv die Kostenkontrolle. Diese Regeln können beispielsweise folgende Inhalte beschreiben:

  • Anrufe in den Filialen nur über Voice-over-IP
  • alle Gespräche innerhalb der Filiale ohne Umwege über das Telefonnetz
  • alle Gespräche in der Abteilung persönlich
  • für längere Kundengespräche eine Videokonfernz schalten
  • Auslandsgespräche über einen bestimmten Anbieter
  • private Telefonate nur wenn unbedingt nötig
  • für erklärungsbedürfte Gespräche vorab eine Mail mit allen wichtigen Punkten versenden
  • uvm.

Günstig ist nicht alles!

Telefonkosten im Unternehmen zu senken, ist definitiv ein vernünftiges Ansinnen. Jedoch nicht um jeden Preis. Je nach Größe des Unternehmens muss dabei auf verschiedenen Prioritäten geachtet werden:

  • Sicherheit
  • Mobilität
  • Skalierbarkeit
  • Homeoffice-Möglichkeit
  • internationale Möglichkeiten
  • intuitive Bedienbarkeit

Telefonkosten sind Betriebsausgaben!

Alle Betriebsausgaben schmälern den Gewinn eines Unternehmens. Dazu zählen selbstverständlich auch die Telefonkosten. Durch den Abzug der Betriebsausgaben muss das Unternehmen nun weniger Steuern zahlen.

Dabei sind alle Telefonkosten absetzbar:

  • Grundgebühr
  • Gesprächskosten
  • Instandhaltungskosten
  • Bereitstellungskosten
  • Anschaffung der Hardware
  • uvm.

Damit alle Kosten anerkannt werden, ist es wichtig, einen seperaten Telefonanschluß zu besitzen. Was für größere Unternehmen ganz selbstverständlich ist, ist für Einzelunternehmer meist nicht so klar.

Sobald man auch private Telefonate mit dem Telefonanschluß führt, wird das Finanzamt einen Teil der Kosten abziehen.

Mitarbeitertelefonate einfacher absetzbar

Alle Telefonkosten eines Mitarbeiteres sind Betriebsausgaben. Selbst wenn das Unternehmen private Telefonate mit dem Betriebshandy erlaubt, können alle Kosten abgesetzt werden. Denn nach §3 Nr. 45 des Einkommersteuergesetzes sind auch private Telefonate eines Mitarbeiters abziehbar.

Trotzdem wird die private Nutzung des Telefonanschlusses in nur 4,5 Prozent der Unternehmen gerne gewährt.

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Telefonkosten heute und gestern

Spätestens wenn ich mich wieder einmal so richtig über meine Telefonrechnung aufgeregt habe, mache ich mir klar, wie günstig wir heutzutage eigentlich telefonieren. 1970 haben wir in Deutschland für eine Minute Ferngespräch  1,26 D-Mark (falls das noch jemand kennt) bezahlt. Das sind – wenn man es umrechnet – in etwa 63 Cent. Pro Minute!

Günstiger war es im sogenannten „Mondscheintarif“. Damals hat man wirklich noch nachts um 22 Uhr bei der Oma angerufen – weils dann einfach viel billiger war. Heutzutage mit Telefonflat und sehr moteraten Telefongebühren braucht das kein Mensch mehr.

Mein erster Internetanschluß (mit einem Modem mit 1200 bit/s) musste ich auch noch pro Minute zahlen. Von Flatrate keine Rede. Das war irgendwann 1995 oder 1996. Damals zahlte ich noch ungefähr 8 Pfennig pro Minute. Wenn ich an meine Telefonrechnung von damals denke, schüttelt es mich immer noch. Immer wieder mal hatte ich da 500 DM oder noch mehr darauf stehen.

Somit – falls du auch wieder mal komplett ausrastest, weil deine Telefonrechnung so hoch ist. Rechne sie doch mal um, was hätte sie denn 1979 oder 1996 gekostet? Danach schaut die Welt schon wieder viel besser aus. Versprochen!

 

Fazit: Telefonkosten senken im Unternehmen ist möglich!

Telefonkosten lassen sich in einem Unternehmen durch regelmäßige Kontrollen erheblich senken. Dazu gehört unter anderem das Telefonverhalten analysieren, die Handysverträge überprüfen und den Festnetzanschluß genau zu betrachten.

Doch dies ist noch lange nicht alles. Deshalb ist es ratsam, einen kompletten Telefonkosteneinsparungsplan zu erstellen und diesen dann jährlich durchzuarbeiten.

Ich stelle jedes Jahr wieder überrascht fest, dass ich an der ein oder anderen Schraube etwas drehen kann – und meine Telefonkosten sich wieder etwas verringern.

 

PS. Den Beitrag habe ich im April 2013 geschrieben und im Jahr 2021 runderneuert. 🙂

 

Über Birgit Lorz

Birgit Lorz (geboren 1969), Mutter von 4 Kindern, ist seit 2001 als Online Marketing Manager im WWW unterwegs. Durch Ihren Werdegang liegen ihr gerade Themen rund um Seo, Selbstständigkeit und Vereinbarkeit von Familie und Beruf am Herzen.

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