Zeitmanagement: effektive Methoden, Tipps & Nutzen

Oh menno! Wie die Zeit wieder verflogen ist! Dabei wollte ich doch noch diese zwei (dringenden!) Aufgaben erledigen. Geht dir das auch häufiger so? Dabei kann ein gutes (und vorallem einfaches) Zeitmanagement abhilfe schaffen.

Zeitmanagement

Mit einem passenden Zeitmanagement kommst du stressfrei(er) und ohne Termindruck durch den Tag. Du hast alle dringenden Arbeiten erledigt und kannst entspannt auch die kommenden Tage schauen. Zu schön um wahr zu sein? Es funktioniert wirklich! Mit etwas Selbstdisziplin und Übung schaffst auch du das! Ich zeige dir hier wie es geht.

Was ist gutes Zeitmanagement?

Bevor wir klären, wie dir Zeitmanagment hilft – schauen wir ersteinmal darauf, was Zeitmanagement überhaupt ist. Ein gutes Zeitmanagement hilft dir dabei, die wichtigen und dringenden Aufgaben zu erledigen. Dafür brauchst du klare Strukturen und musst deine Aufgaben priorisieren können. Vorallem aber: Du musst diese Priorisierung danach auch durchhalten und dich von nichts ablenken lassen. Einfach gesagt als getan? Ich weiß :).

Was bringt Zeitmanagement?

Doch wozu überhaupt dieser Aufwand? Warum soll ich „meine Zeit managen“? Diese Frage beantwortet sich spätestens am Ende des (Arbeits-)Tages, wenn du entweder:

  • alle wichtigen Aufgaben erledigt hast oder
  • dir ein oder zwei der dringenden Aufgaben für morgen bleiben

Dies ist genau der Unterschied zwischen einem guten (gelungenen) Zeitmanagement und dem Arbeiten ohne (oder mit zuwenig) Prioritäten. Durch eine gut durchdachte Priorisierung hast du weniger Streß und mehr Zeit für Kreativität. Am Ende des Tages hast du das gute Gefühl, alle wichtigen Aufgaben geschafft zu haben. Dadurch empfindest du deine Arbeit als sinnstiftend und bereicherend für dein Leben (zumindest solange du eine Arbeit machst, die dir – meistens – Spaß macht).

Zeit sparen: Geht das überhaupt?

Zeit managen? Zeit sparen? Wie soll das gehen?

Ich gebe ja zu, so wie mit dem Geld sparen funktioniert es mit der Zeit nicht. Aber du kannst Zeit bei ungeliebten Tätigkeiten „sparen“ um sie dann mit netteren Dingen zu füllen. Wie und mit welchen Mitteln du deine Zeit sparen kannst, habe ich schon vor einiger Zeit beschrieben.

Du hast zwar am Ende des Tages nicht „mehr Zeit“, aber du hast meist mehr Arbeit erledigt – und das stressfreier. Vielleicht hast du sogar eine halbe Stunde mehr um dir etwas Gutes zu tun. Dann tu das auch! Die restliche Arbeit läuft dir nicht weg.

Wie bekomme ich ein besseres Zeitmanagement?

Wie bereits schon angesprochen: Zeitmanagement bedeutet klare Prioritäten setzen. Durch eine bessere Zeiteinteilung weißt du welche deiner Aufgaben du sofort, heute oder eben erst nächste Woche erledigen musst. Um diese Zeiteinteilung hinzubekommen, gibt es verschiedene Ansätze.10 Methoden & Techniken für dein Zeitmanagement

Es gibt viele unterschiedliche Methoden und Techniken fürs Zeitmanagement. Welche davon die beste ist? Das musst du für dich selbst entscheiden. Denn es gibt nicht DIE beste Zeitmanagment-Methode. Es gibt nur die Methode, mit der du besser zurecht kommst – und andere Methoden, die dir gar nicht liegen. Deshalb habe ich dir hier möglichst viele verschiedene Zeitmanagement-Methoden zusammengetragen. So findest bestimmt auch du die passende!

ABC-Analyse

Mit der ABC-Analyse kannst du nicht nur deine Arbeit priorisieren. Es geht noch viel mehr. Mit der ABC-Analyse kannst du Lieferanten, Kunden oder Produkte priorisieren. Dabei teilst du die gewünschte Gruppe (beispielsweise deine Kunden) in drei Untergruppen ein:

  • A = sehr wichtig
  • B = wichtig
  • C = nicht so wichtig

Du kannst auch noch weitere Untergruppen einführen, falls du eine große Gruppe einteilen sollst, macht das meist Sinn. Nun sortierst du deine Kunden (oder deine Arbeit, deine Produkte) in eine dieser Gruppen. Dabei orientierst du dich nur an Mengen und Werten. Desto mehr dir eine Arbeit bringt, desto höher wird sie priorisiert.  Pro Gruppe vergibst du einen gewissen Prozentteil deiner Ressourcen. So bekommen beispielsweise Kunden der Untergruppe A mehr Ausmerksamkeit/bessere Preise als Kunden der Untergruppe C.

Dies funktioniert natürlich genauso mit deiner Arbeit. Arbeiten der Gruppe A bekommen mehr Zeit als Arbeiten der Gruppe C. So erledigst du zwar auch ein bisschen von der Arbeit, die nicht so wichtig ist – aber deine wichtigsten Tätigkeiten bekommen den Löwenanteil deiner Zeit. Dabei musst du genau überlegen, welche Arbeiten (Kunden, Produkte) du in welche Kategorie einteilst. Die Untergruppen sollte etwa diese Anteile haben:

  • A: etwa 5 – maximal 15 Prozent deiner Arbeiten
  • B: etwa 20 bis maximal 40 Proeznt deiner Arbeiten
  • C: mindestens 50 Prozent, besser 70 Prozent deiner Arbeiten

Einteilung der Gruppen

ABC-Analyse

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip war mir als 80-20-Regel bekannt. Denn genauso funktioniert es auch. Was das allerdings mit meinem Zeitmanagement zu tun hat, begriff ich erst später.
Nach dem Pareto-Prinzip erzielst du mit 20 Prozent Einsatz 80 Prozent deines Zieles. Aber mal ganz ehrlich, wieso werden wir dann irgendwie nie fertig? Weil in 20 Prozent der richtig eingesetzten Zeit etwa 80 Prozent der Arbeit erledigt werden. Doch was machen wir mit den restlichen 20 Prozent? Einfach liegen lassen?

Pareto-Prinzip

Wichtig beim Pareto-Prinzip ist es, die wirklich wichtigen 20 Prozent der Arbeit zu indentifizieren. Sobald du diese erledigt hast, hast du (nach der Logik des Prizips) 80 Prozent deines Ergebnisses. Meine Zeitmanagment-Methode (siehe am Ende der Methoden) geht einen ähnlichen Weg.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode hat (auch wenn der erste Blick es vermuten lässt) nichts mit Bergen zu tun. Bei dieser Methode steht jeder Buchstabe für einen Schritt in deinem Zeitmanagement:

  • Aufgaben notieren
  • Länge schätzen
  • Pufferzeit einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle

So kannst du deinen kompletten Tagesplan organisieren. Du schreibst zuerst alles auf, was du zu tun hast. Schätzt die Länge der jeweiligen Arbeiten – und plant ein bisschen Zeit für ungeplantes. Nun entscheidest du dich für die Arbeiten, die du erledigen willst/musst. Am Ende kontrollierst du nochmals, ob alles geklappt hat und ob du eventuell etwas vergessen hast.  Auch dieses Zeitmanagement-Methode schaut irgendwie nach meiner aus. Aber doch nicht ganz.

SMART-Methode

Die SMART-Methode wird im Marketing eingesetzt, um Ziele besser zu formulieren. Auch hier ist jeder Buchstabe wieder ein Schritte:

  • Spezifisch
    Deine Ziele sollen so konkret (spezifisch) wie möglich formuliert sein.
  • Messbar
    Wie kannst du das Ergebnis messen?
  • Attraktiv
    Warum solltest du dieses Ziel erreichen wollen?
  • Realistisch
    Kannst du das Ziel auch (in dieser Zeit) erreichen?
  • Terminiert
    Bis wann willst du das Ziel erreichen?

Im Zeitmanagement kannst du die SMART-Methode dazu einsetzen, um deine Ziele vorab zu prüfen und zu kategorisieren. Welches Ziel ist wichtiger? Welches Ziel erreiche ich? Wie lange brauche ich für dieses oder jenes Ziel?

Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip kommt meiner Methode wohl am nähesten. Dabei sortierst du deine Aufgaben nach „wichtig“ und „nicht wichtig“ – und in diesen Gruppen nach „dringend“ und „nicht dringend“:

Eisenhover-Matrix

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik besticht durch ihre Einfachheit. Keine großen Vorbereitungen, kein mühsames Erlernen. Du benötigst nur eine Uhr. Am Besten nimmst du einen Wecker (den von deinem Handy?) oder eine einfache Küchenuhr. Dann geht es schon los.

Du stellst deine Uhr auf 25 Minuten ein.

Diese 25 Minuten arbeitest du konzentriert und ohne die ablenken zu lassen. Sobald der Wecker klingelt, hast du dir 5 Minuten Pause verdient. Hol dir einen Kaffee, setz dich kurz in die Sonne. Denk auf alle Fälle an etwas anderes. Auch hier kannst du dir wieder einen Wecker stellen.  Nun geht es weiter. Wieder 25 Minuten konzentriert arbeiten.  Nach vier Arbeitseinheiten solltest du eine längere Pause einlegen. Du wirst überrascht sein, wieviel Arbeit du in diesen zwei Stunden geschafft hast.

Warum diese Technik Pomodoro-Technik heißt?
Francesco Cirillo hat in den 1980ern diese Technik entwickelt. Er verwendete dazu eine Küchenuhr – in Form einer Tomate!

 

Meine Zeitmanagement-Methode

Ich setze mich morgens, bei einer Tasse Kaffee, hin und ordne alle Tätigkeiten des Tages. Dabei lasse ich mir noch genügend Zeit für unerwartetes (es kommt bestimmt etwas, dass du nicht eingeplant hast!).

Es gibt dann drei Stapel: Must do’s – Nice to do – not today

Meine Zeitmanagement-Methode

Falls ich merke, dass meine „Must do’s“ zuviele sind, muss das unwichtigste auf den nächsten Stapel.

Nun arbeite ich die „Must do’s“ so schnell wie möglich ab. Sollte danach noch etwas Zeit sein, gehe ich den Stapel „Nice to do“ an. Selbst wenn ich nur die „Must do’s“ schaffe, gibt das ein gutes Gefühl!

Es gibt auch noch andere Tage :).

Träume kann man träumen – Ziele erreichen

Nun hast du einige Zeitmanagment-Methoden und Prizipien kennengelernt. Doch es wird dauernd, bis du rausgefunden hast, welche davon am besten zu dir passt. Probier einfach einmal die ein oder andere Methode aus. Bis dahin habe ich dir noch ein paar weitere Fragen zusammengestellt, die ich dir gerne beantworten möchte:

Wie schaffe ich alle Aufgaben?

Stress! Panik! Schnappatmung! Schon am Morgen merkst du, das schaffe ich nie! Viel zu viel liegt wieder auf deinem Schreibtisch – und jeder deiner Kollegen meint, seine Arbeit sei die wichtigste.

Atme einmal tief durch!

Denn niemand von uns kann zaubern – und auch dein Arbeitstag hat nur acht Stunden.

Wenn du jetzt in Panik schnell vor dich hin huddelst, wird noch weniger fertig, da du sicher vermeidbare Fehler begehst. Also verabschiede dich von dem Gedanken, dass heute (diese Woche) alles fertig werden muss!

Abere einige Dinge kannst du doch tun, damit dein Streßpegel sinkt:

  • Sortiere deine Arbeiten – und beginne mit dem Wichtigsten.
  • Rede mit deinen Kollegen/deinem Chef – gerade wenn du dir nicht sicher bist ob Aufgabe A oder B dringender ist
  • Plane dir Pausen ein
  • Überlege dir, welche Arbeit dir wann am Einfachsten fällt (ab 15 Uhr gehen bei mir nur noch geistig nicht mehr so anstrengende Arbeiten, also mach ich dann meine Ablage, beantworte interne Mails oder lese endlich mal die neuesten Internas)
  • Überstunden sind keine Lösung!
    Zumindest nicht auf Dauer. Klar, einmal ein dringendes Angebot noch rausschicken, geht schon mal. Aber das sollte nicht zur Dauerlösung werden.
  • Delegiere
    Auch wenn es schwer fällt – vielleicht kann ja deine nette Kollegin eine Arbeit für dich übernehmen. Fragen kostet nichts.

Welche Zeitdiebe gibt es?

Mein Zeitdieb Nummer eins: Facebook! Ich kann mich darin echt verlieren – nicht, dass es da irgendwas wirklich wichtiges gäbe. Aber Sprüche lesen, mit ehemaligen Kollegen chatten oder einfach durch die Gruppen wandern… ich kann das stundenlang.

Genau aus diesem Grund bleibt Facebook aus, solange ich arbeite!

Hast du auch solche Zeitdiebe? Irgendwelche Tätigkeiten, die mehr Zeit fressen, als sie eigentlich sollten? Schalte sie ab! Verlege sie auf die letzte halbe Stunde deiner Arbeitszeit (dann sind wir meistens sowieso nicht mehr so produktiv, weil einfach ausgelaugt)….

Du weißt gar nicht was deine Zeitdiebe sind? Dann habe ich dir hier ein paar zusammengefasst. Die Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit – kann sie auch gar nicht. Zeitdiebe sind so individuell wie wir Menschen selbst.

Eine Liste möglicher Zeitdiebe:

  • Facebook
    Lass es aus!
  • andere elektronische Unterbrechungen
    WhatsApp, SMS, Xing, Linkedin, Instagram …. und wie sie alle heißen… es muss nicht Facebook sein 😉
  • E-Mails
    Je nach Arbeitsbereich kannst du dir auch hier Zeiten festlegen. Ich schaue Mails einmal früh kurz durch (vor dem Daily, da muss ich dann raus) und bearbeite alle nicht so dringenden abends als letzte Tätigkeit. Unterm Tag stell das „Pling“ ab! In den meisten Jobs ist es kein Halsbruch, wenn du erst nach ein paar Stunden antwortest.
  • Besucher im Büro
    Nichts für ungut! Wenn ein Kunde ins Büro kommt und ein Problem hat, ist er natürlich kein Zeitdieb. Das ist Arbeit. Auch der kleine Plausch danach gehört zur Kundenpflege. Aber alles ab dann ist ein Zeitdieb:

    • Der nette Kollege der auf einen Kaffee vorbeikommt,
    • der Kunde der dir die Bilder vom letzten Urlaub zeigt
    • im Home Office kommen meine Kids häufiger mal rein … ahrg
    • der Briefträger, der scheinbar zu viel Zeit hat
  • Fernsehen
    Das betrifft nun eher Menschen im Home Office oder Selbstständige – aber der Fernseher bleibt aus! Dasselbe zählt natürlich für YouTube und Co. Während der Arbeitszeit arbeite ich. Punkt. Auch Privat solltest du dir überlegen, wieviel Zeit du vor der Kiste verbringst. Zwei Stunden fernsehen am Tag sind 730 Stunden im Jahr. Das sind über 30 Tage – fast einen Monat, den du dann Tag und Nacht vorm Fernseher verbringst. Wahnsinn, oder?
  • Unordnung
    Das ist der Zeitdieb schlechthin. Wo liegt nochmal mein Autoschlüssel? Und wo habe ich die blöden Schuhe wieder ausgezogen? Aber auch im Büro macht dich Unordnung mürbe. Das fängt mit der Suche nach einem Kugelschreiber an und hört bei der Suche nach dem Formular, dass du gerade benötigst noch lange nicht auf. Halte Ordnung! Wer Ordnung hält ist nicht zu faul zum Suchen – er spart unheimlich viel Zeit.
  • Müdigkeit
    Merkst du das auch? Ich bin Nachmittags einfach nicht mehr so fit. Es geht alles langsamer – und richtig komplizierte Dinge schaff ich kaum mehr. Deshalb kommt alles komplizierte, geistig anstrengende am Vormittag dran. In der Mittagspause ein kurzes Powernapping (15 Minuten die Augen zu machen – egal ob du schläfst oder nicht) hilft auch Wunder.

Was tun gegen Zeitdiebe?

Da helfen mehrere Möglichkeiten:

  • Sei dir deiner persönlichen Zeitdiebe bewusst und „schließe“ sie weg, wenn du arbeitest
  • Schreib dir To-Do-Listen und halte dich dran
  • Schalte alles aus, was du gerade nicht zur Arbeit benötigst
    (Klingel, PC oder bestimmte Programme, Musik, Fernseher, usw.)
  • Gönn dir kurze Pausen
  • ….. und vorallem: Gönn dir diese Zeitdiebe ab und an ausgiebig. Warum nicht ein- oder zweimal die Woche abends eine Stunde in Facebook stöbern?

Zeitmanagement: Kein Buch mit sieben Siegeln

Wie du nun gesehen hast, auch wenn sich Zeit nicht managen lässt 😉 – irgendwie ist ein gutes Zeitmanagement der Schlüssel zu relativ streßfreiem Arbeiten. Schau dir die Zeitmanagement-Methoden und Prinzipien an, probiere die ein oder andere aus.

Falls dir davon keine so hundertprozentig zusagt, mach es wie ich: Such dir aus jeder Methode das passende für dich raus…. denn: Es ist egal, welche Methode du verwendest – es ist egal wie du zu deinem Ziel kommst. Wichtig ist, dass du es schaffst! Ich glaub an dich! Denn wer bis hierhin gelesen hat, schafft auch noch den Rest.

PS. Welche Probleme hast du beim Zeitmangement? Schreib mir einen Kommentar! Ich antworte bestimmt.

Über Birgit Lorz

Birgit Lorz (geboren 1969), Mutter von 4 Kindern, ist seit 2001 als Online Marketing Manager im WWW unterwegs. Durch Ihren Werdegang liegen ihr gerade Themen rund um Seo, Selbstständigkeit und Vereinbarkeit von Familie und Beruf am Herzen.

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