Zeitersparnis: 20 Tipps zum Zeit sparen

Zeitersparnis: Tipps zum Zeit sparen im Alltag & Unternehmen

Zeitersparnis 2.0: Wir sind heute alle irgendwie im Stress. Doch wie viel Zeit lässt sich noch einsparen? Auf welche Tätigkeiten kann frau heute verzichten? Oder sie schneller erledigen. Meine Tipps und meine Gedanken zum immer schneller werdenen Zeitersparnis-Karussell.

Übersicht

  1. Zeitersparnis: Kann man Zeit sparen?
  2. Zeitersparnis-Tipps für jeden Tag
  3. Zeitersparnis-Tipps: So geht es schneller!
  4. Zeitersparnis-Tipps: Auch Kleinvieh macht Mist!
  5. Zeitersparnis-Tipps: Zeitfresser abschalten
  6. Wohin geht die Zeit?

Zeitnot oder Stress hat viele Auslöser. Ein wichtiger Punkt ist dabei bestimmt, dass wir viel mehr zu tun haben (tun wollen?) als unsere Zeit es zulässt. Wenn mir morgens schon klar wird, dass meine Todo-Liste so lang ist, dass ich diese unmöglich bis Abends abgearbeitet haben kann, muss ich etwas ändern. Zeit sparen ist eine Möglichkeit. Unnötige Tätigkeiten streichen oder verschieben, was nicht heute sein muss, eine andere.

1. Zeitersparnis: Kann man Zeit sparen?

Zeit sparen – das geht ja nicht wirklich. Ich kann mir meine Zeit, die ich heute übrig habe nicht für morgen „auf die hohe Kante legen“. Trotzdem finde ich es schön, wenn ich mir nachmittags – wenn mein Arbeitspensum erledigt ist – noch einen heißen Kaffee in aller Ruhe auf der Terrasse oder der Couch gönnen kann. Oder eine Runde Karten mit meinen Kindern mit Freude und Gelassenheit spielen kann – mitten im Termin-Hausaufgaben-Arbeiten-erledigen-Trubel.

Dafür spare ich gerne Zeit bei Dingen, die zwar gemacht werden müssen – aber meistens nicht wirklich Spaß machen.

Meine Top 20 der Zeitersparnis-Tipps, die bei mir auch (meistens) gut funktionieren. Lass dir bei der Umsetzung Zeit – eine komplette Veränderung von heute auf morgen wird nicht funktioneren.

2. Zeitersparnis-Tipps für jeden Tag

Diese Tipps kannst du täglich anwenden. Im Endeffekt wirken die meisten Tipps davon auch nur richtig, wenn du sie täglich beherzigst.

Morgens (besser: schon am Vorabend) planen und entscheiden

Plane den kommenden Tag:

  • Was musst du alles erledigen?
    • Was muss unbedingt gemacht werden?
    • Welche Tätigkeiten kannst du noch einplanen, wenn Zeit ist?
  • Welche Termine liegen an?
  • Wieviel Freizeit brauchst du?
    (bitte unbedingt mit einplanen! Kein Mensch schafft auf Dauer 10 Stunden ohne jegliche Pause)

Morgenmuffel oder Frühaufsteher?

Versuche dich nach deinem Tagesrhytmus zu organisieren. Manche Leute können früh um acht die schwiegigsten Dinge erledigen – andere sind um diese Uhrzeit noch nicht einmal ansprechbar. Egal, was andere sagen: Finde die passende Tageszeit für schwierige / nervige Arbeiten und erledige in den anderen Zeiten die anderen Tätigkeiten auf deiner Todo-Liste.

Prio-Liste: Zeitersparnis mit Köpfchen!

Mein absoluter Favorit unter meinen Zeitersparnis-Tipps. 🙂

Ich habe für fast jedes Thema eine Prio-Liste:

  • Welche Tätigkeiten sind wichtig?
  • Welche Anrufe muss ich noch machen?
  • Welches Kind muss wie dringend zum Arzt, Logopäden, etc.
  • Welche Schreiben muss ich noch verfassen?
  • Welche Dinge müssen noch besorgt werden?
  • usw.

Solche Priolisten lassen Langeweile gar nicht aufkommen. 😉 Sollte ich an einem Tag – wider Erwarten – schneller durch meine Todo-Liste gekommen sein, schnapp ich mir einfach ein oder zwei Dinge, die ganz weit oben auf der Liste stehen.

Merkbar stellt sich die Zeitersparnis erst nach ein paar Wochen ein!

sobald die Prio1-Liste abgebaut ist, nehme ich diese Zeit gerne für eine weitere Auszeit und das OHNE schlechtes Gewissen, da ja alle Prio1-Aufgaben erledigt sind.

Ordnung halten ist besser als Suchen

Nachdem erst mein Lieblingstipp zum Thema Zeit sparen kam, kommt jetzt einer, den ich nicht so toll mag 😉. Ja, ich gebe zu, an diesem Punkt könnte ich noch etwas optimieren. Denn es stimmt schon, wenn alles an seinem Platz liegt – spar man sich die Zeit, die man sonst fürs suchen investiert.

Zwei Beispiele:
Deshalb sorge für etwas Ordnung in deinen Dingen und in deinem Tun. Es macht halt nicht wirklich Sinn, er zu staubsaugen und danach Staub zu wischen. 😉

Solche Punkte gibt es immer wieder. Auch im Arbeitsleben. Erst rufe ich alle Kunden (die auf einen Rückruf warten) an und frage nach ihren Wünschen und Nöten, danach plane ich die dringendsten Arbeiten ein.

An die Planung halten

Mal ganz ehrlich? Wenn du dir die Mühe machst jeden Abend den nächsten Tag zu planen und dich dann nur halbherzig daranhältst, kannst du dir diese Arbeit auch sparen. Dann ist die Zeitersparnis die du durch eine gute Planung erzielt hättest weg.

Es gibt aber noch einen anderen Punkt: Bei deiner Planung hast du dir normalerweise etwas gedacht. Wenn du jetzt gerade im Flow bist – und dabei die ganze Planung über Bord wirfst – ist das meistens nicht sehr produktiv. Was dir gerade wichtig erscheint, kann – wenn du das große Ganze betrachtest (wie hoffentlich am Abend vorher) – gar nicht so wichtig sein.

Mails maximal dreimal pro Tag lesen

Mein liebes Mailfach hat eine unheimlich Anziehungkraft. Genauso wie SMS oder WhatsApp-Nachrichten. Doch wenn du gerade bei der Arbeit bist, sind das unnötige Zeitfresser. Jeder der dir eine Mail, eine SMS oder eine WhatsApp geschrieben hat, braucht deine Antwort nicht sofort. Sonst hätte er angerufen. Also lass dich nicht zu häufig verführen.

Dieser Punkt ist ein unheimlicher Zeitfresser.

Ausgeruht an die Arbeit

Hand aufs Herz: Wann bist du gestern Abend ins Bett? Später als gewohnt? Oder gehörst du zu den Menschen, die genau wissen, wann ihr Bett-geh-Zeitpunkt gekommen ist? Ich gehöre so kurz nach zehn ins Bett. Leider schaff ich das nicht immer und büße das am Tag darauf. Ich komme kaum aus dem Bett, somit beginnt der Tag schon mit Stress – danach bin ich müde und unkonzentriert. Deshalb versuche ich zumindest unter der Woche meinen Zubettgeh-Zeitpunkt einzuhalten.

3. Zeitersparnis-Tipps: So geht es schneller!

Automatisieren der täglichen Aufgaben

In einem anderen Blog habe ich den Zeitersparnis-Tipp gelesen, man solle einfach Essen bestellen, wenn einem das Kochen zu viel Zeit kostet. Ehrlich? Die Idee ist cool – wenn mir jemand das nötige Kleingeld dazugibt und wenn genug Lieferdienste in der Nähe sind, so dass es nicht langweilig wird. So einfach will ich es mir hier nicht machen.

Ich denke da eher an andere Dinge:

  • Eine Spülmaschine haben die Meisten von uns, diese schafft auch meist Töpfe
  • Einen Saugroboter finde ich cool, hab aber noch keinen
  • Einen Thermomix – man kann drüber sagen was man will – sollte man wirklich besitzen

Aber auch Arbeitsabläufe kann man „automatisieren“:

  • Nach dem Essen räumt JEDER seine Teller in die Spülmaschine
  • Am Abend räumt JEDER gleich seine Sachen aus dem Wohnzimmer wieder auf
  • Morgens räumt JEDER 5 Minuten auf

Das sind Kleinigkeiten – ich weiß – aber auf Dauer summieren sie sich ungemein.

Delegieren: Lass es andere tun!

Ich kenne das nur zu gut. Wenn ich meinen Kindern sage, sie sollen staubsaugen – kann das zu einer Machtprobe ausarten. Also mach ich es lieber selber. Wenn ich meiner Angestellten einen Arbeitsschritt viermal erklären muss, hätte ich es (dieses Mal) schon selber erledigt.

Trotzdem solltest du soviel Arbeiten als möglich – egal ob privat oder im Unternehmen – delegieren.

Irgendwann sehen selbst die trotzigsten Kinder ein, dass staubsaugen zu ihrer Arbeit gehört und auch Mitarbeiter, die etwas länger brauchen um Neues zu erlernen, haben es irgendwann kapiert. Dann hast du wieder ein paar Minuten (oder gar eine halbe Stunde) länger Zeit um dich um die Dinge zu kümmern, die nur du erledigen kannst oder willst.

Multitasking ist out!

Den Satz “Ich bin multitaskingfähig“ habe ich auch immer wieder gerne benutzt – und ich hatte es wirklich drauf:

  • Mit dem Kind Hausaufgaben machen und dabei noch die geschäftlichen Mails beantworten
  • Spülen und nebenher mit meinem Mann den nächsten Tag planen
  • Einen neuen Beitrag für mein Blog schreiben und nebenher noch die Nachrichten hören
  • usw.

Ja, das geht! Bringt es aber wirklich eine Zeitersparnis?

Ich konnte es (in meinen besten Multitasking-Zeiten)  sogar auf die Spitze treiben – und gleich drei oder vier Dinge gleichzeitig erledigen. Was hat es mir gebracht?

  • Meist habe ich beide Arbeiten nur halbherzig erledigt
  • Ich habe trotzdem dieselbe Zeit dafür gebraucht
  • Danach war ich komplett durch den Wind

Deshalb steht für mich fest: Ich mache nur noch eine Arbeit!

Mit allen Resourcen, die mir zur Verfügung stehen.
Ich brauche soviel Zeit dafür, wie diese Arbeit eben braucht.
Dafür ist sie danach aber wirklich fertig!

Falls ich merke, dass nun eine andere Aufgabe wichtiger ist (wenn ich beispielsweise die Nachricht aber unbedingt hören will), dann unterbreche ich meine erste Arbeit – und arbeite danach wieder genauso konzentriert weiter.

Wissen aneignen: Denn Wissen ist Macht!

Wissen ist Macht, nichts wissen macht auch nichts?  Ok, wer so denkt – sollte diesen Punkt lieber überlesen. Alles was ich weiß, muss ich nicht mehr recherchieren. Alles was ich kann, muss ich nicht erst noch zig Mal ausprobieren. Selbst ein Halbwissen hilft. Spätestens dann, wenn ich dazu noch weiß, wer den Rest weiß bzw. kann.

Zum Thema „Wissen aneignen“ gehört für mich auch „Wissen, was ich nicht kann“.

Ich kann selbstverständlich versuchen, mir ein Design für mein neues Blog zu kreieren. Aber wenn ich ehrlich bin, habe ich weder das Können noch das Wissen dazu – ganz davon zu schweigen, dass mir jedes Gefühl für Farben fehlt.

Warum also sollte ich diese Arbeit ausführen? Sie kostet unmengen an Zeit und bringt kein vorzeigbares Ergebnis. Bei solchen Arbeiten wäre ich für Delegieren – und zwar dieses Mal einfach aus dem Grund heraus, dass ich es niemals so gut kann.

Statt lesen Hörbücher: Zeitersparnis?

Wer gerne liest, wird es in stressigen Zeiten schnell vermissen. Hörbücher sind ein guter Ausgleich dafür. Ein gutes Hörbuch lässt eine lange Autofahrt schneller verfliegen oder man hört es während man aufräumt.

Aber auch Hörbücher haben ihre Grenzen.

Denn auch hier ist man kurz davor, wieder in die Multitasking-Falle zu tappen. Hörbücher sind wirklich eine gute Alternative! Aber nur, wenn sie dich nicht stressen.

Ich höre zum Beispiel gerne Podcasts zu verschiedenen Themen. Allerdings funktioniert das bei mir wirklich nur, wenn ich irgendetwas tue, das mein Hirn gerade nicht wirklich beansprucht. Während dem Autofahren oder wenn ich aufräume, geht das super. Sobald ich aber geistig irgendetwas zustande bringen soll, stört mich sogar Musik.

4. Zeitersparnis-Tipps: Auch Kleinvieh macht Mist!

Meistens sieht man, während man eine Tätigkeit gerade erledigt noch ein paar andere Arbeiten, die zwar auch noch gemacht werden müssen – die aber heute nicht auf der Todo-Liste stehen.

2-Minuten-Regel

Diese 2-Minuten-Regel stammt von David Allen, Leiter des Produktivitätsprogramms Getting Things Done (GTD),: Alles was du innerhalb von 2 Minuten erledigen kannst, erledige sofort. Sobald du daran denkst.

Beispiel gefällt?

  • Du spülst gerade ab und siehst die Arbeitsplatte, die noch abgeputzt werden musst.
  • Du schreibst gerade einen Brief, dann schreibe gleich das Kuvert dazu und tüte ihn ein

5-Minuten-Regel

Ich würde dabei noch weiter gehen, alle Arbeiten die zwar etwas länger dauern als diese zwei Minuten würde ich gleich im Anschluss an die eigentliche Arbeit erledigen.

Um bei obigen Beispielen zu bleiben:

  • Du spülst gerade ab und siehst dabei, dass der Müll runtergetragen werden muss
  • Du schreibst gerade einen Bericht, den du per Mail verschickst. Dabei fällt dir auf, dass der Kunde noch auf eine Antwort von dir wartet.

Nicht mit leeren Händen rumlaufen

Das ist ein Tipp, den ich versuche meinen Kindern beizubringen. Wenn ich gerade ins Wohnzimmer muss, weil ich dort etwas nachschaue oder dort etwas hinbringe, was hält mich davon ab auf dem Rückweg irgendwas mitzunehmen?

Schau dich um! Das leere Glas von meinen Kindern, die es wieder mal vergessen haben oder das Hundespielzeug, das auf dem Boden rumliegt.

Natürlich funktioniert das auch im Unternehmen. Wenn ich in eine Abteilung laufe – was hintert mich daran, bevor ich mich auf den Rückweg mache, kurz nachzufragen ob ich etwas in die Poststelle (die auf meinem Weg liegt) mitnehmen kann?

Notier dir, wo du gerade warst

Das ist ein so unnötiger Zeitfresser. Du bist gerade am Chaos beseitigen – räumst die Wohnung (oder auch den PC) auf. Es klingelt. Nachdem der Besucher weg ist, weißt du nicht mehr wo du genau warst und kannst erst einmal ein paar Minuten suchen. Dabei wäre ein Wort – zur Not ein kurzer Satz – genug um dir diese Sucherei zu ersparen.

5. Zeitersparnis-Tipps: Zeitfresser abschalten

Nicht dauerhaft online sein

Wenn du am PC arbeitest, musst du nicht unbedingt die ganze Zeit online sein:

  • Häufig macht irgendeine Nachricht „Kling“ und du bist in der Versuchung nachzuschauen.
  • Auch mal kurz googlen, weil dir gerade einfällt, dass ja am Wochenende….

NEIN. Jetzt nicht.

Du willst doch mit deiner Arbeit fertig werden. Desto weniger Ablenkungen du zulässt, desto eher wird das auch was.

Zeitraubende Webseiten blockieren

Dieser Punkt ist ähnlich – aber geht noch einen Schritt weiter. Wenn ich mich etwas ablenken will, weil ich gerade eine Schreibblockade habe oder weil mir gerade alles auf den Senkel geht, geh ich in die Sozialen Netzwerke. Da gibt’s soviel zu lesen, zu stöbern und manchmal kann ich auch darüber lachen.

Doch wenn wir ehrlich sind:
Meist geht da mehr Zeit drauf, als man wahrhaben mag.

Deshalb mein Tipp: Blockier die Seiten – zumindest solange, wie du produktiv arbeiten willst.

Ablenkungen aller Art reduzieren

Leider gibt’s Ablenkungen nicht nur im www. Da steht mal meine Kleine vor mir und will ihre Hausaufgaben erklärt haben oder die Nachbarin möchte einen kurzen Kaffee mit mir trinken. Wenn ich jetzt „auf der Arbeit“ wäre, könnte ich doch auch nicht. Also überlegt euch Arbeitszeiten und haltet diese auch ein. Die Ausnahme von der Regel – die darf es natürlich geben – allerdings wenn es am Ende mehr Ausnahmen als Regeln gibt, hast du was falsch gemacht 😉.

Pausen – aber richtig

Mein letzter Zeitspar-Tipp. Pausen sind keine Zeitfresser. Pausen sind nötig, damit du danach wieder mit Kraft und Ausdauer an die Arbeit gehen kannst. Nutze die Pausen richtig. Wenn du den ganzen Tag am Schreibtisch sitzt, geh in der Pause an die frische Luft und laufe den größten Teil der Zeit.

Wenn du den ganzen Tag rumrennst, setz dich auf eine Parkbank und genieße die Sonne. Hauptsache: Mach in der Zeit etwas ganz anderes und gönne dir die Auszeit.

Du hast dir eine erholsame Pause verdient!

6. Wohin geht die Zeit?

Auf die Idee zu meinem Beitrag bin ich durch die Blogparade von Andrea, die den Blog Kinderalltag.de betreibt, gekommen. Die Frage wo meine Zeit bleibt, habe ich mir vorher schon häufiger gestellt.
Als selbstständige Frau mit 4 Kindern ist Zeit immer Mangelware. Deshalb hier meine 20 Tipps rund ums Thema Zeitersparnis im Alltag und im Unternehmen.

Über Birgit Lorz

Birgit Lorz (geboren 1969), Mutter von 4 Kindern, ist seit 2001 als Online Marketing Manager im WWW unterwegs. Durch Ihren Werdegang liegen ihr gerade Themen rund um Seo, Selbstständigkeit und Vereinbarkeit von Familie und Beruf am Herzen.

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