Virtuelles Sekretariat: 8 Anforderungen & 5 Probleme

Virtuelles Sekretariat: 8 Anforderungen & 5 Probleme

Ein virtuelles Sektrariat zu beauftragen, sobald dein Unternehmen wächst, ist in vielen Hinsichten eine gute Idee. Doch auf was musst du achten? Welche Fehler kannst du begehen?

Inhalt

  1. Was macht ein Virtuelles Sekretariat?
  2. Virtuelles Sekretariat buchen: 7 Punkte, die du beachten musst!
  3. Kosten sparen durch das virtuelle Sekretariat!?
  4. Virtuelles Sekretariat vs. reale Sekretärin
  5. So steigert das virtuelle Sekretariat deine Produktivität
  6. Virtuelles Sekretariat: Welches ist das passende?
  7. Virtuelle Sekretariat:  Preisbeispiele für 10 Anbieter
  8. Selbstständig machen mit einem virtuellen Sekretariat

1. Was macht ein Virtuelles Sekretariat?

Ein virtuelles Sektreteriat bietet meist viele, verschiedene Dienstleistungen an. Die gängigste Dienstleistung ist das Annehmen der Anrufe und deren Weiterleitung. Für deine Kunden schaut das Ganze dann so aus, als hättest du jemand an der Telefonzentrale sitzen. Dafür braucht das virtuelle Sektreteriat selbstverständlich eine vernünftige Einarbeitung und alle notwendigen Infos.

Weitere mögliche Dienstleistungen, die ein virtuelles Sekretariat anbietet:

  • Outbound-Telefonie
    So kann der Mitarbeiter des virtuellen Sekretariat Neukunden anrufen und Ersttermine für dich ausmachen.
  • kleinere Beratungen
    Standard-Fragen deiner Kunden kann der Mitarbeiter des virtuellen Sekretariat selbst beantworten. Natürlich nur nach genauer Instruktion deinerseits.
  • Post bearbeiten
  • Buchhaltung machen
  • Bestellannahme
  • Produktberatungen
  • .. und natürlich die oben bereits erwähnte Anrufannahme

2. Virtuelles Sekretariat buchen: 7 Punkte, die du beachten musst!

Was solltest du bei der Buchung eines virtuellen Sekretariats beachten?

  1. Klare Preisegestaltung
  2. Kündigungsfristen dürfen nicht zu lange sein (monatlich oder Quartalsweise)
  3. Regionalität gewünscht?
    Ein virtuelles Sekretariat aus Indien kann schwer die Buchhaltung erledigen. Außerdem merken deine Kunden sonst den Akzent oder der indische Mitarbeiter versteht nicht alles.
  4. Flexibilität des virtuellen Sekretariats
    Kann schnell erweitert werden? Gibt es genügend Mitarbeiter, um Ausfallzeiten auszugleichen?
  5. Brauchst du noch andere Dienstleistungen?
    Dann solltest du dir einen Anbieter suchen, der alles aus einer Hand anbietet.
  6. Der erste Eindruck
    Wenn die Dame aus dem virtuellen Sekretariat erst nach fünf Tagen zurück ruft oder nie erreichbar ist, sollte dir das zu denken geben.
  7. Empfehlungen anderer Kunden
    Die Empfehlungen von Kunden zählen heute immer mehr. Vorallem, wenn mir ein Bekannter dieses Sekretariat empfiehlt. Desto unbekannter und anonymer die Empfehlungen sind, desto uninteressanter werden sei.
  8. Sympatie mitentscheiden lassen!
    Du sollst eine längere Zeit mit den netten Menschen zusammenarbeiten. Oder würdest du dir einen Mitarbeiter einstellen, den du schon beim ersten Anblick unsympatisch findest?

3. Kosten sparen durch das virtuelle Sekretariat!?

Je nach Arbeitsaufwand kannst du ein virtuelles Sekretariat ab 100 Euro im Monat buchen. Eine reale Sekretärin kostet da natürlich um einiges mehr. So ist eine Einsparung definitiv vorhanden. Allerdings musst du auch sehen, dass eine reale Sekretärin noch einiges mehr an Tätigkeiten miterledigen würde. Deshalb ist diese Kostenersparnis relativ zu sehen.

4. Virtuelles Sekretariat vs. reale Sekretärin

Die Vorteile eines virtuellen Sekretariats liegen vor allem in der Zeiteinteilung und beim Preis.

Während sich selbständige Frauen um ihre eigentliche Arbeit und um ihre Familien kümmern, übernehmen kompetente Mitarbeiter des Sekretariats die Büroarbeiten. So wird zum Beispiel die Korrespondenz erledigt, Telefonate werden entgegengenommen und Faxe sowie E-Mails werden beantwortet. Auch Diktate können von einem virtuellen Sekretariat übernommen werden. Dazu müssen die Diktate einfach nur per E-Mail an den Anbieter versendet werden. Neueste Programme erlauben sogar die Aufnahme von Diktaten direkt auf dem PC. Somit kann man sich dann auch ein Diktiergerät sparen.

Das virtuelle Sekretariat übernimmt jedoch in den meisten Fällen nicht nur die allgemeine Büroarbeit, die sonst von den selbständigen Frauen eigenständig erledigt werden müsste. Auch spezielle Aufträge, die das Unternehmen betreffen, können beim Sekretariat in Auftrag gegeben werden.

Dazu gehören zum Beispiel

  • die Telefonakquise,
  • die Erfassung von Gutachten, Verträgen, Texten und Berichten,
  • Serienbrieferstellung und Mailingaktionen
  • sowie auch weitere Maßnahmen zur Bewerbung des Unternehmens.

Somit kann man alle Aufgaben an eine Adresse weitergeben. Dies hat nicht nur einen zeitlichen Vorteil. Auch die Kosten bleiben somit überschaubar.

5 Vorteile für die reale Sekretärin
… und das virtuelle Sekretariat 5 Probleme

Eine reale Sekretärin kann selbstverständliche alle oben genannten Arbeiten ebenfalls erledigen. Dabei hat sie jedoch einige Vorteile, die nicht von der Hand zu weisen sind:

  • eine reale Sekretärin arbeitet nur für dich
    Somit ist sie – nach eine gewissen Einarbeitungszeit – mit allen Arbeitsabläufen, Kundenwünschen (und -eigenarten) und deinen Produkten bestens vertraut.
  • eine reale Sekretärin ist vor Ort
    Dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen. Zwei kleine Beispiele: Ein Kunde kündigt sich an. Deine Sekretärin kann das Meeting vorbereiten, den Kunden begrüßen, danach wieder Ordnung machen. Oder sie kann das Paket, auf das du so dringend wartest auch während deines Außentermins annehmen.
  • eine reale Sekretärin denkt mit
    Sollte sie zumindest. Der Kunde XY hat sich schon lange nicht mehr gemeldet? Der Auftrag von einem anderen Kunden wird nicht rechtzeitig fertig? Das sind alles Arbeiten, an den deine reale Sekretärin denken kann.
  • ein realer Mensch sitzt im Büro
    Auch wenn es sich banal anhört. nach einer kurzen Unterhaltung über ein Problemchen lässt sich dieses meist schneller lösen. Ebenfalls kann man einfache Tätigkeiten weitergeben.

Allerdings hat eine reale Sekretärin einen schwerwiegenden Nachteil: Im Gegensatz zum virtuellen Sekretariat kostet sie um einiges mehr. Selbst wenn du nur eine auf Minijob-Basis oder in Teilzeit suchst, kommst du mit gut einhundert Euro im Monat nicht weit.

5. So steigert das virtuelle Sekretariat deine Produktivität

  • du kannst dich aufs Geschäft fokusieren
    Endlich kannst du deine Angebote schreiben oder deine Meetings abhalten und das ohne störende Telefongespräche. Trotzdem fühlt sich der anrufende Kunde abgeholt und konnte sein Problem loswerden.
  • egal ob du im Urlaub oder krank bist: Das Büro ist „besetzt“
    Gerade als Einzelunternehmer ist das ein wichtiger Punkt. Denn Kunden, die mehrfach versucht haben bei dir anzurufen, werden langsam aber sicher ungehalten. Dein virtuelles Sekretariat kann auch während deiner Abwesendheit Anfragen beantworten oder dem Kunden zumindest deinen baldigen Anruf in Aussicht stellen.
  • du bist (wenn gewünscht) rund um die Uhr erreichbar
    Bei manchen Unternehmen geht es einfach nicht anders. Ein Schlüsseldienst ohne rund-um-die-Uhr-Hotline ist nur halb so effektiv! Das musst ja aber nicht immer du sein.
  • Werbeanrufe erreichen dich nie mehr!
    Nervt dich das auch? Du bist gerade mitten im Flow – es läuft gerade richtig gut. Dein Berg an Arbeit schmielz … und dann ruft jemand an, der dir ein Abo für „Was Unternehmer wirklich brauchen“ verkaufen will. Dabei war das eizige, was du gebraucht hast, nur die Ruhe deine Arbeit zuende zu machen. Diese Ruhe hast du ab sofort.
  • du verpasst keine Anrufe mehr, während du telefonierst
    Du telefonierst und das zweite Telefon klingelt und klingelt. Was tun? Den Kunden, den du gerade am Ohr hast nett verabschieden? Oder das klingeln überhören? Ab sofort ist dieses Szenario Geschichte.
  • auch anderssprachige Anrufe können angenommen werden
    Du sprichst fließend drei Sprachen? Super – und deine Angestellten? Genau! Wenn nun während deiner Abwesendheit ein ausländischer Kunde anruft, kann ein virtuelles Sekretariat weiterhelfen.
  • du sparst Kosten
    Wie bereits erklärt ist ein virtuelles Sekretariat vom Kosten-Nutzen-Punkt kaum schlagbar.

6. Virtuelles Sekretariat: Welches ist das passende?

Das virtuelle Sekretariat ist in der Regel über jeglichen Weg zu erreichen. So kann man per E-Mail, per Telefon, per Fax und auch per Post Kontakt aufnehmen.

Das passende Sekretariat findet man z.B.:

  • in Suchmaschinen
    (nicht nur die ersten Ergebnisse durchsuchen – und auch einmal mit Ortsangabe suchen)
  • bei befreundeten Gewerbetreibenden nachfragen
    Dies ist mein Lieblingstipp – so erfährst du gleich, was so hinter den Kulissen geboten wird
  • in verschiedenen Foren
    Je nachdem, wie aktuell diese noch sind.
  • auf verschiedenen Plattformen:
    • Xing
    • Linkedin
    • Facebook
    • MyHammer
  • ect.

7. Virtuelle Sekretariat: Preisbeispiele für 10 Anbieter

(Stand: Mai 2020)

Hier habe ich die Einsteigertarife verglichen. Zumindest insoweit es mehrere Tarife gabe. Leider haben einige Virtuelle Sekretariat-Anbieter auf ihrer Webseite nur einen Teil der Informationen stehen.

  • Dusoffice
    • 49,95 € pro Monat
    • 1,40 pro Anrufer (Festpreis)
  • ebuero
    • ab 49,90 € pro Monat
  • bueroservice24
    • ab 39 € pro Monat
    • zzgl. 0,74 € pro Anrufer
    • zzgl. 0,74 € pro Minute
  • Der Telefonservice
    • ab 24,90 € pro Monat
    • zzgl. 1,57 € pro Anrufer
  • calloffice
    • ab 29 € pro Monat
    • zzgl. 1,49 € pro Anrufer
  • DiConn
    • ab 29 € pro Monat
    • zzgl. 0,69 € pro Anrufer
  • VoiceOffice
    • ab 0 € pro Monat
    • zzgl. 0,39 € pro Anrufer
    • zzgl. 0,99 € pro Minute
  • DBureau
    • keine Preise auf der Webseite gefunden
  • topbuero
    • keine Preise auf der Webseite gefunden
  • my-mobile-office
    • ab 39 € pro Monat
    • zzgl. 0,76 € pro Anrufer
    • zzgl. 0,76 € pro Minute

8. Selbstständig machen mit einem virtuellen Sekretariat

Nachdem ich mir angeschaut habe, welche Anbieter es gibt und welche Dienstleistungen so angeboten werden, kommt nun noch die Frage, ob es noch einen Anbieter mehr verträgt.

Hast du überhaupt eine Chance gegen diese übermächtigen Anbieter?

Über den Preis ist ja kaum etwas zu machen,
höchstens du möchtest kostenlos arbeiten ;).

Doch ich glaube schon, dass da noch was geht. Vielleicht gibt es auch noch andere Ansatzpunkte. Hauptsache: Sei anders!

Meine ersten Ideen:

  • Was all diese Anbieter gemein haben, ist dass sie eher deutschlandweit anbieten. Ein (nicht so ganz) virtuelles Sekreteriat in München, Hamburg oder Frankfurt, dass sich auch vorort um die Buchhaltung oder die Ablage kümmert, hat – glaube ich – gute Chancen.
  • Wie wäre es mit einem virtuellen Sekretariat bestimmte Berufsgruppen?
    • für Ärzte?
      Wer kann Ärzte besser bedienen, als eine Arzthelferin oder eine PTA?
    • Oder für Online Magazine?
      Natürlich nur, wenn du die passenden Vorkenntnisse hast. Wer kann Online Magazinen besser zur Seite stehen als eine Online Marketing Fachfrau?

Such dir deine Nische!

PS. Diesen Beitrag habe ich 2010 das erste Mal veröffentlich. 2020 habe ich ihn komplett neu geschrieben.

Über Birgit Lorz

Birgit Lorz (geboren 1969), Mutter von 4 Kindern, ist seit 2001 als Online Marketing Manager im WWW unterwegs. Durch Ihren Werdegang liegen ihr gerade Themen rund um Seo, Selbstständigkeit und Vereinbarkeit von Familie und Beruf am Herzen.

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